Samenvatting

  • Wat?  Deze Privacy Policy legt u uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan en gebruiken.
  • Wie zijn wij? Road2Formula, een Besloten Vennootschap met maatschappelijke zetel te Antverpiastraat 12, 2160 Wommelgem en handeld onder ondernemingsnummer BE.0748.829.904
  • Welke gegevens verwerken wij? Basis-identificatiegegevens (naam, adres, email, voorkeuren) financiële gegevens,ensurfgedrag.
  • Voor welke doeleinden verwerken wij deze? Om u onze diensten, en hosting diensten te kunnen bezorgen, voor communicatie over onze diensten, voor website analyse en voor marketing en communicatie.
  • Hoelang verwerken wij uw gegevens? Voor de duur van de uitvoering van de overeenkomst. Bepaalde gegevens dienen we langer te bewaren uit sociale of fiscale overwegingen. 
  • Vragen? U kunt ons uw vraag via e-mail versturen op info@foad2formula.com.

Artikel 1. De Privacyverklaring van Road2Formula

Road2Formula (hierna: “Road2Formula”) vindt het garanderen van de privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens erg belangrijk. Road2Formula wil haar Klant en de gebruikers van haar Diensten zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. Road2Formula wil haar klantengegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en gebruiken om haar Klant beter van Diensten te kunnen zijn en een zo goed mogelijke ervaring te bieden. Road2Formula vertrekt dan ook vanuit het principe dat iedereen controle moet hebben over zijn of haar Persoonsgegevens. Hieronder vindt u informatie over welke gegevens Road2Formula verzamelt, waarom, hoelang en hoe u hierover controle hebt.

Met deze privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) wilt Road2Formula de gebruiker in detail informeren over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en bijhorende rechten bij het gebruik van de website (hierna “Website”) en het gebruiken van onze diensten (hierna “Diensten”).

In deze Privacyverklaring wordt verstaan onder:

  • Road2Formula: het bedrijf Road2Formula, gevestigd te Antverpiastraat 12, 2160 Wommelgem en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE.0748.829.904
  • Road2Formula Website: de website van Road2Formula, bereikbaar via de domeinen www.road2formula.com en aanverwante subsites.
  • Diensten: de producten en/of diensten die Road2Formula aan Klant zal leveren krachtens een Overeenkomst. De exacte definitie wordt omschreven in Artikel 1 van de aanvullende voorwaarden van de desbetreffende dienst.
  • Privacybeleid: de bepalingen uit het onderhavige document.
  • Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon met wie Road2Formula een Overeenkomst heeft gesloten. Tevens wordt bedoeld degene die met Road2Formula daarover in onderhandeling treedt of is, alsmede diens vertegenwoordiger(s), gemachtigde(n), rechtverkrijgende(n) en erfgena(a)m(en).
  • AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming, inclusief de uitvoeringswet van deze verordening.
  • Persoonsgegevens: ‘alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, met dien verstande dat als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
  • Verwerker: ‘verwerker’ zoals gedefinieerd in de AVG.
  • Verwerking: ‘verwerking’ zoals gedefinieerd in de AVG.
  • Verwerkingsverantwoordelijke: ‘verwerkingsverantwoordelijke’ zoals gedefinieerd in de AVG.

Door gebruik te maken van bepaalde functies van de Website, krijgt Road2Formula uw persoonsgegevens ter beschikking, die zij zal verwerken met respect voor de privacy van de gebruiker en met inachtneming van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (https://www.privacycommission.be/nl/privacywet-en-uitvoeringsbesluiten) dewelke vanaf 25 mei 2018 zal vervangen worden door de (Europese) Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’ maar beter gekend onder de ‘GDPR’/’’AVG’).

De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“Algemene Verordening Gegevensbescherming”), de wet van 8 december 1992 (“Privacywet”), de wet van 13 juni 2005 (“Wet Elektronische Communicatie”) en de bijhorende uitvoeringsbesluiten, alsook enige toekomstige wijzigingen hiervan, regelen de bescherming van persoonsgegevens.

Indien u meer informatie over privacy en bescherming van data wenst, kan u steeds terecht op de website van de Belgische Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (ook wel de Gegevensbeschermingsautoriteit) via de link: https://www.privacycommission.be/nl.

Door deze Privacyverklaring te accepteren, wordt een algemene toestemming gegeven aan alle verwerkingen beschreven in deze Privacyverklaring waarvoor toestemming vereist is.

Artikel 2. Voor wie geldt deze Privacyverklaring?

Deze Privacyverklaring geldt voor al onze potentiële, huidige en voormalige gebruikers van de Website en onze Klanten.

De Privacyverklaring is geldig voor alle pagina’s die op de Website worden gehost en voor de registraties van deze Website. Dit is niet geldig voor pagina’s die worden gehost door derden waarnaar Road2Formula kan verwijzen en waarvan de Privacyverklaring kan verschillen. Wanneer u wordt doorverwezen naar een andere website of toepassing, zal de Privacyverklaring van die andere website gelden.

Deze Privacyverklaring vormt een integraal deel van onze Algemene Voorwaarden. Door de toegang tot en het gebruik van de Website of ons anderszins persoonlijke informatie verstrekt, verklaart u zich uitdrukkelijk akkoord met deze Privacyverklaring.

Road2Formula Website vermeldt soms links naar sites van derden (sociale media, organisatoren van door Road2Formula gesponsorde events) waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van dit Privacybeleid vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van Persoonsgegevens.

Artikel 3. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Road2Formula, een Besloten Vennootschap vertegenwoordigd door Matteo Keersmaekers treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking (“Verwerkingsverantwoordelijke”) bij het verwerken van persoonsgegevens waarvoor zij zelf de doeleinden en middelen voor bepaalt en dit voor wat betreft de verwerkingen die Road2Formula op eigen verantwoordelijkheid en gezag verricht.

Road2Formula is enkel verantwoordelijk voor de Verwerking van de Persoonsgegevens overeenkomstig haar eigen activiteiten, maar niet indien de Verwerking geschiedt onder de instructies van Klant waarbij dit gebeurt onder de uitdrukkelijke (eind)verantwoordelijkheid van de Klant. Road2Formula heeft geen zeggenschap over de middelen en het doel van de Verwerking van Persoonsgegevens die Road2Formula in opdracht van Klant verwerkt. Road2Formula neemt in geval van instructies van de Klant zelf geen beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de Persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van Persoonsgegevens, tenzij een wettelijke plicht zich hiertegen verzet.

Ondernemingsgegevens
Naam en rechtsvormRoad2Formula BV
AdresAntverpiastraat 12
Postcode en gemeente2160 Wommelgem
OndernemingsnummerBE.0748.829.904
Contactgegevens
Telefoon+32 473 62 91 31
E-Mailinfo@road2formula.com
Websitewww.road2formula.com

Artikel 4. Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor welke doeleinden bij het gebruik van onze website en onze Diensten?

De Persoonsgegevens die Road2Formula verzamelt en verwerkt, betreffen in de eerste plaats de gegevens die de Klant zelf invoert via de verschillende pagina’s van de Road2Formula Website en die Road2Formula verkrijgt door uw gebruik van de Road2Formula Website en/of onze Diensten.

Dit neemt niet weg dat de Klant een aantal verplichtingen heeft in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens die de Klant toelaat gebruik te maken van Road2Formula’s Diensten. In die hoedanigheid dient de Klant steeds waar nodig de wettelijk vereiste toestemmingen van de eindgebruikers te bekomen voor het verwerken van hun Persoonsgegevens door Road2Formula voor zover nodig in het kader van de Diensten van Road2Formula.

Road2Formula zal de Persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals is overeengekomen in deze Privacyverklaring.

  1. Persoonsgegevens die verwerkt worden bij het invullen van het contactformulier of bezoek op de Website: Persoonlijke identificatiegegevens worden verwerkt wanneer een bezoeker contact neemt met Road2Formula via een contactformulier op de Website. Deze persoon is op zoek naar meer informatie m.b.t. de diensten van Road2Formula. Bij deze verwerking is de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd op de contractuele relatie en op de daaraan voorafgaande contacten. Als u de Road2Formula Website bezoekt om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze Diensten of wanneer u zich bijvoorbeeld aanmeldt voor Road2Formula’s nieuwsbrief, dan heeft Road2Formula in ieder geval uw adresgegevens nodig. Alle informatie die Road2Formula in deze precontractuele fase over u ontvangt, gebruikt Road2Formula alleen om u van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals u dat wilt. Ook wanneer u uiteindelijk beslist om Klant te worden bij Road2Formula, zal Road2Formula u om een aantal Persoonsgegevens vragen zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, en zal Road2Formula ook bepaalde gegevens aan u toewijzen, zoals logingegevens en een klantennummer.
  • Persoonsgegevens die u aan ons meedeelt: In de eerste plaats verwerken we een deel van de persoonsgegevens die u aan ons heeft verschaft in het kader van onze diensten. Bijvoorbeeld zo zullen wij uw persoonsgegevens verzamelen wanneer u met ons in contact treedt, bijvoorbeeld wanneer u een e-mail stuurt met vragen of klachten over onze diensten. Verder verwerken wij uw basis-identificatiegegevens voor het beheer van onze klanten, alsook onze leveranciers. Om gebruik te maken van onze diensten, dient u uw gegevens mee te delen, waaronder een aantal persoonsgegevens zoals uw e-mailadres, naam, adres, taalvoorkeur en contactgegevens. Na het verstrekken van onze diensten kunnen we ook om bijkomende informatie vragen welke ons kan helpen u nog meer aangepaste diensten te leveren, zoals uw ervaringen en suggesties. Onze rechtsgrond hiervoor is ons gerechtvaardigd belang en omdat het nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst.
  • Persoonsgegevens die we verzamelen op basis van uw gebruik van de website: We houden technische gegevens bij over elk individu dat onze website bezoekt. Om de navigatie op de Website te vergemakkelijken en om het technisch beheer te optimaliseren, gebruikt de Website “cookies”. Dit gaat meer bepaald over logbestandgegevens, zoals een IP-adres, geopende pagina’s, muisklikken, de datum en tijd van uw verzoek, uw browser, de zoekmachine, browser, gegevens over het toestel, en de sleutelwoorden die worden gebruikt om de Website te vinden enzovoort. Deze gegevens laten ons toe u te herkennen en kunnen ons vertellen hoe u onze website gebruikt, bijvoorbeeld welke pagina’s u heeft bekeken. Onze rechtsgrond hiervoor is uw toestemming. Deze analyses laten ons toe om het gebruiksgemak van onze website te verbeteren en om de website aan de passen aan uw voorkeuren en interesses.
  • Persoonsgegevens die we van derden verkrijgen: Voorts verwerken we ook bepaalde gegevens die we van andere ondernemingen verkrijgen, namelijk onze klanten en toeleveranciers. Dit betreft voornamelijk de basisgegevens van uw profiel (naam, e-mail adres, geboortedatum, postcode, geslacht). Deze informatie bevat onder andere directe identificatiegegevens, emailadressen, en informatie zoals professionele achtergrond, indicaties van gemiddelde leeftijd, verdeling geslacht, taalkeuze en locatiegegevens. Verder kunnen we de persoonsgegevens die we verzamelen ook aanvullen met informatie uit andere betrouwbare bronnen, zowel van online als offline verstrekkers van gegevens. Road2Formula zal dit enkel doen voor zover deze gegevens door de derde partij op een rechtmatige manier werden verzameld en deze ook rechtmatig met ons kunnen worden gedeeld voor de doeleinden die we beogen. Indien nodig zal Road2Formula hiervoor expliciete toestemming verkrijgen ter plekke. Onze rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang.
  • Persoonsgegevens die we wegens wettelijke verplichtingen dienen te verwerken: In heel wat gevallen is Road2Formula wettelijk verplicht om bepaalde Persoonsgegevens te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld in het licht van algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kan Road2Formula worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige overheden mee te delen.
  • Andere doeleinden op basis van ons gerechtvaardigd belang of op basis van de uitvoering van de overeenkomst: Om studies, testen en statistieken bij te houden, voor o.a. trendanalyse kan Road2Formula anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern en extern te rapporteren over het gebruik van haar Diensten. De gegevens die hierbij gebruikt worden zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die Road2Formula uit deze analyses haalt, wordt gebruikt om het huidige Diensten-portfolio en Road2Formula’s processen te evalueren en deze aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen. Verder kan Road2Formula Persoonsgegevens gebruiken om haar Diensten te evalueren en prestaties op te volgen. Dat omvat onder meer: het vragen van feedback over Diensten (bijvoorbeeld via marktonderzoek), gegevens die we bekomen tijdens antwoorden op vragen van Klanten, het opsporen van fraude en kwaliteitsborging.

Mits toestemming verzamelt Road2Formula Persoonsgegevens om u te informeren over (nieuwe) Diensten van Road2Formula. Road2Formula kan Persoonsgegevens gebruiken om (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwe Diensten of speciale acties aan te bieden waarvan Road2Formula meent dat die interessant kunnen zijn voor u. U kan zich voor dit soort berichten afmelden, zie artikel 11 van deze Privacyverklaring.

In sommige gevallen gebruikt Road2Formula anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

Artikel 5. Wat zijn cookies?

Cookies zijn tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst om standaard internet logboekregistratie, informatie en gedragsinformatie te verzamelen. Deze informatie wordt gebruikt om het bezoekersgedrag van de website bij te houden en om statistische rapporten over de website samen te stellen.

Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken, voor welke doeleinden en hoelang deze worden bewaard op uw browser, verwijzen wij u graag door naar onze Cookieverklaring.

Artikel 6. Wie ontvangt mijn persoonsgegevens?

Road2Formula

Persoonsgegevens die door gebruik te maken van het contactformulier van deze website worden verwerkt door Road2Formula. Indien Road2Formula op andere wijze Persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en Verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomt Road2Formula uitdrukkelijke en ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene. De betrokkene heeft ook steeds een mogelijkheid tot verzet (zie artikel 11 van deze Privacyverklaring).

Verwerkers

Voor sommige aspecten van onze Diensten werken wij samen met derde partijen of schakelen wij onderaannemers in. Deze derde partijen worden steeds zorgvuldig geselecteerd en er is steeds een overeenkomst tussen Road2Formula en deze derde partij conform de toepasselijke wetgeving. Zo maakt Road2Formula onder meer gebruik van dienstverleners van domeinnaamregistraties, aanbieders van e-maildiensten, aanbieders van SSL-certificaten, aanbieders van cloud connect-diensten, en aanbieders van sitebuilder-diensten.

Klant geeft Road2Formula toestemming om bij de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van Overeenkomst gebruik te maken van een onderaannemer met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving. Road2Formula zal Klant op zijn verzoek opgave doen van de onderaannemers die Road2Formula inschakelt bij de uitvoering van de Overeenkomst. Dat houdt onder meer in dat we voor bepaalde taken of onderzoeken tijdelijk gegevens doorgeven aan derden als wij daar zelf de middelen niet voor hebben, bijvoorbeeld hosting website, mailplatform, helpdesktools, … Indien we dat doen, zullen we er altijd op toezien dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. We leggen dit ook steeds contractueel vast met deze verwerkers. Zo zal deze verwerker uw gegevens nooit op eigen initiatief mogen gebruiken en moeten uw gegevens, behoudens waar anders wettelijk vereist, gewist worden van zodra die verwerker de opdracht heeft voltooid. Voor meer informatie over onze onderaannemers kan u ons steeds contacteren via de contactgegevens onder artikel 13 van deze Privacyverklaring.

Als u bij Road2Formula een (online) product of dienst afneemt van een fabrikant of leverancier gevestigd buiten de Europese Unie, is het mogelijk dat er aanvullende maatregelen nodig zijn om de veiligheid van Persoonsgegevens te waarborgen, zoals een certificering onder het EU-US Privacy Shield en/of een verwerkersovereenkomst met modelclausules die door de Europese Commissie zijn opgesteld.

Wanneer een persoon weigert dat zijn gegevens worden doorgegeven, is het mogelijk dat sommige Diensten niet meer kunnen worden aangeboden door Road2Formula.

Overheden

Aan overheden en toezichthouders in het kader van bepaalde wettelijke verplichtingen, indien wij bepaalde strafbare feiten vermoeden en/of trachten op te sporen, in het kader van de handhaving door derden van hun intellectuele eigendomsrechten, indien wij menen dat u de gebruiksvoorwaarden van onze website en/of app hebt overtreden of indien wij onze Privacyverklaring wensen te handhaven.

Uw persoonsgegevens zullen niet aan andere externe partijen worden doorgegeven zonder voorafgaande toestemming of mededeling via deze weg, tenzij Road2Formula daartoe gehouden is op grond van een wettelijke bepaling of een rechterlijke uitspraak.

Artikel 7. Hoelang worden mijn gegevens bijgehouden?

Road2Formula bewaart en verwerkt uw Persoonsgegevens zolang nodig is om de doeleinden zoals beschreven in artikel 4 te realiseren. Road2Formula zal uw persoonlijke gegevens alleen bewaren voor de minimumperiode die nodig is om de, in deze Privacyverklaring uiteengezette, doeleinden te vervullen, tenzij bij het oplossen van geschillen of als een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is voor fiscale, sociale en administratieve doeleinden. Niet-persoonlijke informatie kan zonder beperking in de tijd worden bewaard in functie van statistische doeleinden.

Concreet worden de Persoonsggegevens verzameld door het contactformulier 1 jaar bewaard na opslag om service te kunnen verlenen.

Uw gegevens worden slechts actief bewaard tot 5 jaar na uw laatste bestelling van onze diensten. Road2Formula zal uw persoonsgegevens bewaren voor de duur die nodig is om de nagestreefde doelen te bereiken. Soms zijn we wettelijk verplicht uit fiscale, administratieve en arbeidsrechtelijke redenen om gegevens langer te bewaren tot 10 jaar, bijvoorbeeld facturen of gegevens die gebruikt worden indien er een geschil zou optreden. Road2Formula kan ook persoonsgegevens blijven bewaren om vragen of klachten te kunnen beantwoorden die kunnen worden verzonden na de beëindiging van haar diensten en om te voldoen aan alle toepasselijke wetten, onder meer op fiscaal gebied.

Road2Formula mag persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor ze verzameld werden. In realiteit bewaart Road2Formula data en persoonsgegevens van haar klanten zo lang als nodig is om te voldoen aan wettelijke boekhoudkundige en fiscale plichten, maar ook uit juridische noodzaak om bepaalde gegevens als bewijs te bewaren bij geschillen. Gearchiveerde gegevens (gegevens van beëindigde overeenkomsten) worden na een termijn van maximaal 10 jaar verwijderd.

Indien u uw gegevens wenst aan te passen of uzelf uit de systemen van Road2Formula wilt laten verwijderen, kunt u contact opnemen met Road2Formula aan de hand van de ondervermelde contactgegevens van artikel 12 van deze Privacyverklaring.

Artikel 8. Technische en organisatorische maatregelen en Beveiliging

Road2Formula treft passende organisatorische en technische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige Verwerking. Deze maatregelen garanderen een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s van de Verwerking van de aard, omvang en context van de te beschermen Persoonsgegevens. Klant stelt enkel Persoonsgegevens aan Road2Formula ter beschikking voor Verwerking indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.

Road2Formula erkent dat de beveiliging van persoonsgegevens een onderdeel is van gegevensbescherming. Daardoor neemt Road2Formula gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde verwerking of ongeoorloofde toegang teneinde misbruik te voorkomen.

Bij elke overdracht van persoonsgegevens aan een verwerker buiten de EER doet Road2Formula dit steeds in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyverklaring en volgt Road2Formula de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming om afdoende waarborgen te garanderen.

Road2Formula maakt minstens één (1) keer per dag meerdere reservekopieën van alle Persoonsgegevens.

Road2Formula bewaart enkel persoonlijke gegevens van haar klanten die tevens worden beveiligd door haar eigen beveiligingsinfrastructuur. Road2Formula streeft ernaar om alle gegevens die het bezit (data, persoonsgegevens, etc.) op een zo veilig mogelijke manier te bewaren, zowel in haar fysieke kantoren als op haar netwerk.

Road2Formula gebruikt naast haar menselijke beveiligingskennis allerlei technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zoals: beveiliging met een wachtwoord, encryptiesoftware, firewalls, antivirus en intrusie- en anomaliedetectie. In het geval van een gegevenslek met ongunstige gevolgen voor persoonsgegevens wordt de klant persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden. Road2Formula streeft er te allen tijde naar om Persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in de fysieke kantoren als op het netwerk van Road2Formula.

Het bestaan en de inhoud van de persoonlijke communicatie die via het netwerk van Road2Formula verloopt (bijvoorbeeld: e-mailverkeer, hosting …) is beschermd door de bepalingen over het telecommunicatiegeheim. Dat houdt in dat Road2Formula en zijn medewerkers buiten de door de wet opgesomde uitzonderingen geen kennis mogen nemen van het bestaan of de inhoud van dergelijke communicatie.

Road2Formula’s medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. Ook wordt bij privacygevoelige projecten een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van Persoonsgegevens. Voor de beveiliging van gegevens heeft Road2Formula specifieke personen in dienst die toezien op de naleving van de wetgeving en de ethische aspiraties. Road2Formula heeft ook gespecialiseerde personen in dienst die instaan voor de veiligheid van het netwerk, de infrastructuur en de informatiesystemen. Bovendien gebruikt Road2Formula allerlei technische maatregelen om Persoonsgegevens te beschermen, zoals: beveiliging met een paswoord, encryptiesoftware, firewalls, antivirus en intrusie- en anomaliedetectie. Het aantal medewerkers van Road2Formula dat toegang heeft tot persoonlijke informatie is beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze werknemers wordt toegang tot persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

In geval van een datalek zal Road2Formula zich naar beste kunnen inspannen om Klant daarover onverwijld te informeren naar aanleiding waarvan Klant beoordeelt of hij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokken zal informeren of niet. De meldplicht geldt enkel indien het lek daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Klant zal zorgen voor het voldoen aan wettelijke meldplichten. Wanneer de wet dit vereist, zal Road2Formula meewerken aan het informeren van de ter zake relevante autoriteiten en eventueel betrokkenen.

De verplichtingen van Road2Formula duren ook na beëindiging van de onderliggende Overeenkomst voort, indien en voor zover Road2Formula nog toegang heeft tot de Persoonsgegevens. Bij beëindiging van Overeenkomst is Klant verantwoordelijk voor het exporteren van Persoonsgegevens. Onmiddellijk of na verwijdering van alle back-ups zal Road2Formula de aan haar verstrekte Persoonsgegevens vernietigen. Road2Formula kan hiervan afwijken wanneer sprake is van een voor haar geldende wettelijke bewaartermijn of voor zover dat noodzakelijk is om tegenover Klant de nakoming van haar verbintenissen te bewijzen.

Artikel 9. Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?

U kunt uw rechten uitvoeren door een e-mail te sturen naar Road2Formula. Om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, is het verplicht de aanvraag te sturen vanuit het e-mailadres dat gekoppeld is aan uw account of contactformulierinzending.

Road2Formula heeft één maand de tijd om uw aanvraag te beantwoorden. Deze periode begint te lopen wanneer Road2Formula uw aanvraag heeft ontvangen en over alle vereiste informatie beschikt om aan uw aanvraag te voldoen.

Road2Formula zal de gevraagde informatie kosteloos verstrekken. Wanneer verzoeken ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag Road2Formula een redelijke vergoeding aanrekenen of kan Road2Formula het verzoek weigeren.

Wanneer een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Road2Formula, zal Road2Formula het verzoek doorsturen naar Klant en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Klant dient het verzoek vervolgens verder af te handelen.

Indien u om een of andere reden aanneemt dat Road2Formula uw aanvraag niet correct behandeld heeft, kan u contact opnemen met Road2Formula waarna hij samen met u op zoek gaat naar een oplossing.

Voor de volledigheid informeren wij u dat, indien Road2Formula niet reageert op uw aanvraag, deze weigert of indien ons antwoord niet voldoet aan uw verwachtingen, u steeds het recht hebt een klacht neer te leggen bij Gegevensbeschermingsautoriteit. Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel: +32 (0)2 274 48 00, E-mail: contact@apd-gba.be.

We vragen u echter eerst met ons contact op te nemen. In het geval van een geschil, verbinden wij ons om dialoog en openheid te bevorderen op zoek naar een minnelijke oplossing. Indien er toch geen minnelijke oplossing gevonden kan worden, is de Privacy policy uitsluitend onderworpen aan de Belgische wetgeving en behoort elk geschil over de geldigheid, interpretatie of uitvoering van de Privacy policy, tot de exclusieve bevoegdheid van de hoven en rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel, voor zover toegestaan door de toepasselijke regels van het internationaal privaatrecht.

Artikel 10. Worden mijn gegevens verwerkt buiten Europa?

Uw persoonsgegevens worden binnen Europa opgeslagen. Road2Formula poogt steeds persoonsgegevens zoveel mogelijk te verwerken binnen de EER en geeft in elk geval alleen gegevens door aan een niet-EER-land wanneer dat land een passend beschermingsniveau biedt in de zin van de GDPR, of binnen de grenzen die door dezelfde wet zijn toegestaan, bijvoorbeeld door te zorgen voor de bescherming van gegevens door middel van passende contractuele bepalingen.

Indien Klant middels de Diensten Persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie doorgeeft, vrijwaart Klant Road2Formula tegen alle rechtsvorderingen van derden die zijn gebaseerd op de bewering dat deze Persoonsgegevens worden doorgegeven in strijd met de bepalingen van de AVG.

Road2Formula mag de Persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. De Klant geeft Road2Formula hierbij ook toestemming voor de Verwerking van Persoonsgegevens in landen buiten de Europese Unie, mits er aan de vereisten met de betrekking tot de doorgifte naar derde landen uit de AVG is voldaan. Wat betreft de internationale doorgifte van Persoonsgegevens, beschermt Road2Formula alle Persoonsgegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving.

Artikel 11. Welke rechten kan ik uitoefenen?

Recht op inzage: U hebt het recht op (gratis) toegang tot de gegevens die uzelf betreffen en om een kopie van deze Persoonsgegevens te verkrijgen. U kunt ons bovendien vragen:

  • Welke rechten u heeft;
  • Of wij Persoonsgegevens van u verwerken;
  • Voor welke doeleinden wij die verwerken;
  • Welke categorieën van Persoonsgegevens wij verwerken;
  • Met welke categorieën van derden wij uw Persoonsgegevens delen;
  • Wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens;

Recht op rectificatie: U heeft als betrokkene het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde Persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen. Daarvoor kan onze klantendienst gecontacteerd worden vanaf een geregistreerd adres. Om uw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij u hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals in geval van een verhuis.

Recht op gegevenswissing: U heeft het recht om, zonder onredelijke vertraging, wissing van uw Persoonsgegevens te verkrijgen indien en in zoverre:

  1. de Persoonsgegevens niet langer zijn nodig zijn voor de doeleinden;
  2. er niet langer een rechtsgrond voorhanden is;
  3. u bezwaar maakt tegen de Verwerking, en er geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking door Road2Formula;
  4. de Persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn; of
  5. de Persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Road2Formula rust.
  6. Road2Formula zal u na uitvoering van een verzoek tot verwijdering een bevestigingsbericht sturen. Bij gedeeltelijke verwijdering zal Road2Formula eveneens toelichten waarom niet volledig aan het verzoek kon worden voldaan.

Het is mogelijk dat, afhankelijk van de aard van het verzoek, sommige Diensten niet meer kunnen aangeboden worden door Road2Formula. Road2Formula kan ook niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, bijvoorbeeld om wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen is Road2Formula bijvoorbeeld verplicht om facturatiegegevens voor minstens 7 jaar bij te houden).

Recht op beperking van verwerking: Ook heeft u als betrokkene het recht om van Road2Formula de beperking van de Verwerking van uw Persoonsgegevens te verkrijgen, indien en in zover één van de volgende elementen van toepassing is:

  1. u betwist de juistheid van de Persoonsgegevens, in welk geval de Verwerking beperkt wordt gedurende een periode die Road2Formula in staat stelt de juistheid ervan te controleren;
  2. de Verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de Persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
  3. Road2Formula heeft de Persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  4. u heeft bezwaar gemaakt tegen de Verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Road2Formula zwaarder wegen dan die van de betrokkene.
  5. In geval van beperking van de Verwerking, mogen de gegevens wel nog opgeslagen worden door Road2Formula.

Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: Voor Persoonsgegevens die (i) verwerkt worden in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, (ii) verstrekt werden door uzelf en (iii) verwerkt worden via geautomatiseerde procédés, heeft u als betrokkene het recht om deze gegevens van Road2Formula te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, alsook om Road2Formula te verzoeken om die gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere partij, indien dit technisch mogelijk is, als u wenst over te stappen naar een andere aanbieder waarbij de verwerking gebaseerd is op de rechtsgronden toestemming of contractuele relatie.

Recht op terugtrekken van toestemming: Indien de verwerking van een persoonsgegevens gebaseerd is op de grondslag toestemming, heeft u als gebruiker te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Dat kan door het opzeggen van uw account.

Recht op bezwaar:  U heeft te allen tijde het recht om vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens die gesteund is op het gerechtvaardigd belang van Road2Formula. Indien door u bezwaar gemaakt wordt, staakt Road2Formula de Verwerking van die Persoonsgegevens tenzij Road2Formula dwingende gerechtvaardigde gronden voor de Verwerking aanvoert die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Artikel 12. Vragen of Contact met ons opnemen?

Heeft u vragen of opmerkingen over onze Privacyverklaring? Een vraag of verzoek in verband met dit Privacybeleid kan te allen tijde gericht worden aan:

Road2Formula BV
Antverpiastraat 12, 2160 Wommelgem
E-mail: info@road2formula.com

Artikel 13. Wijzigingen

We controleren geregeld of deze Privacy policy voldoet aan de standaarden zoals vooropgesteld door de AVG. Deze Privacy policy kan worden gewijzigd aangezien onze dienstverlening verder groeit en evolueert. Hoewel wij ons best zullen doen u op de hoogte te brengen bij significant gewijzigde voorwaarden raden we u aan deze regelmatig na te lezen voor eventuele wijzigingen. Wij zullen dan de gewijzigde versie online publiceren. Wijzigingen zullen in werking treden 30 dagen nadat we de laatste versie hebben gepubliceerd.

De laatste wijziging was op 07 juli 2020. De meest recente versie vindt u altijd op onze Website.